Cuando se trata de venderle al Estado, leer bien las bases administrativas de una licitación no es opcional: ¡es fundamental!

Se trata de un documento que define que las reglas del juego y, muchas veces, también las barreras de entrada. Por eso, una correcta interpretación de las bases puede marcar la diferencia en el éxito o no que puedas tener en Mercado Público.

En este artículo te explicamos qué son las bases administrativas, cómo diferenciarlas de las bases técnicas, qué puntos debes revisar siempre y cómo puedes interpretarlas estratégicamente para aumentar tus probabilidades de adjudicar y destacarte en el ecosistema de compras públicas. ¡Toma nota!

¿Qué son las bases administrativas?

Las bases administrativas son un documento esencial en todo proceso licitatorio del Estado. Su función principal es establecer el marco legal, procedimental y operativo bajo el cual se debe desarrollar la contratación pública. Este documento no solo organiza las reglas del proceso, sino que también define los derechos y obligaciones tanto del proveedor como del organismo público.

En términos simples, son el "manual de instrucciones" que indica cómo debes presentar tu oferta, cuáles son los criterios que se utilizarán para evaluarla, qué garantías debes presentar, qué plazos rigen el contrato y qué consecuencias legales puede tener un incumplimiento.

Las bases administrativas pueden abordar aspectos como:

• Requisitos formales de postulación.
• Tipos de garantías exigidas y sus características.
• Fechas e hitos importantes del proceso.
• Mecanismos de adjudicación y notificación.
• Reajustabilidad de precios.
• Requisitos de facturación y pagos.
• Resolución de conflictos o controversias contractuales.

Dominar la lectura de estas bases te permite anticipar riesgos, definir si te conviene participar o no, y mejorar tu competitividad frente a otros proveedores. En el contexto de ChileCompra, estas bases se adjuntan en cada licitación publicada en Mercado Público, y deben ser analizadas con especial cuidado.

¿En qué se diferencian las bases administrativas de las bases técnicas?

Aunque ambos documentos forman parte integral del proceso licitatorio, tienen funciones completamente distintas y complementarias.

Las bases técnicas se centran en el objeto del contrato. Es decir, detallan lo que el organismo necesita adquirir: productos, servicios, cantidades, calidades, estándares mínimos, normativas específicas (por ejemplo, normas ISO, certificaciones, compatibilidades técnicas) y cualquier otra especificación relacionada con el bien o servicio que será contratado. Es el "qué".

Por otro lado, las bases administrativas establecen el "cómo". En otras palabras, explican cómo se desarrollará el proceso de contratación y bajo qué condiciones debe participar el proveedor. Aquí se incluyen aspectos como:

• La calendarización del proceso.
• Las formalidades de presentación.
• El sistema de evaluación de ofertas (porcentaje de ponderación por criterio).
• Las sanciones por incumplimiento.
• Las cláusulas legales del contrato.

Una buena estrategia de participación en licitaciones requiere entender ambas bases por separado y en conjunto. Por ejemplo, una oferta puede ser técnicamente perfecta, pero si no se entrega bajo las condiciones administrativas exigidas (formato, firma, plazos, documentación), puede ser automáticamente rechazada.

¿Qué aspectos debes revisar siempre en las bases administrativas?

¡No todas las bases administrativas son iguales! Aunque existen formatos estandarizados, cada organismo puede agregar condiciones particulares.

Estos son los puntos que nunca debes pasar por alto:

1. Requisitos de participación

Verifica si existen requisitos obligatorios como:

• Experiencia previa mínima.
• Presentación de boletas de garantía.
• Certificados de antecedentes comerciales o tributarios.

2. Forma de presentación de ofertas

Algunas bases exigen:

• Firma electrónica avanzada.
• Envío por correo electrónico (en licitaciones privadas).
• Presentación física de documentos específicos.

Un error aquí puede dejarte fuera antes incluso de ser evaluado.

3. Criterios de evaluación

Estos criterios de evaluación te dicen cómo vas a ser puntuado:

• Precio (porcentaje del total).
• Experiencia del proveedor.
• Calidad técnica de la propuesta.
• Plazos de entrega.

Comprender estos criterios es clave para saber si vale la pena postular o no. Un buen análisis de ponderaciones puede evitarte pérdida de tiempo y recursos.

4. Plazos y fechas clave

Anota:

• Fecha de cierre de ofertas.
• Plazos de consultas y respuestas.
• Fecha estimada de adjudicación.
• Fecha de firma de contrato (si aplica).

Un calendario claro puede ser la diferencia entre una oferta entregada a tiempo o un error fatal.

5. Sanciones y multas

Revisa con atención:

• Multas por retraso.
• Penalidades por incumplimiento.
• Cláusulas de término anticipado.

Evalúa si puedes cumplir sin poner en riesgo tu operación.

Errores comunes al interpretar las bases administrativas

Incluso proveedores del Estado con experiencia pueden cometer errores que los dejan fuera de competencia. Aquí te dejamos los más frecuentes:

Asumir que todas las bases son iguales

Uno de los errores más frecuentes entre proveedores (especialmente quienes recién comienzan a venderle al Estado) es suponer que todas las licitaciones funcionan igual. Aunque ChileCompra promueve ciertos formatos estándar (como las Bases Tipo), la verdad es que cada organismo tiene autonomía para definir cómo estructura sus bases administrativas.

Un municipio no licita igual que un hospital, una universidad o una subsecretaría. Incluso el mismo organismo puede variar sus criterios o condiciones dependiendo del tipo de compra, presupuesto disponible o urgencia de la contratación. Lo que fue válido en una licitación anterior no necesariamente se repetirá en la próxima.

Por eso, es un error copiar y pegar una propuesta sin leer a fondo las nuevas bases administrativas. Cada proceso debe analizarse desde cero. Ignorar esto puede significar perder tiempo o quedar fuera de competencia por no cumplir condiciones particulares.

Enfocarse solo en el precio

Muchas empresas piensan que ganar una licitación se trata únicamente de ofertar lo más barato posible, pero esto está lejos de ser cierto. Hoy en día, las bases administrativas suelen incluir criterios de evaluación multivariable, donde el precio es solo uno de los factores considerados.

Por ejemplo, puedes encontrar licitaciones donde el precio representa solo un 40% del puntaje total, mientras que experiencia, calidad técnica o tiempo de entrega pueden sumar más. Si tu empresa no destaca en los criterios con mayor ponderación, puedes estar ofreciendo el menor precio y aun así perder la licitación.

Un análisis estratégico de las bases administrativas debe comenzar siempre por identificar la ponderación de cada criterio. ¡Esa es la verdadera brújula para construir una oferta competitiva!

Ignorar anexos o formularios obligatorios

Las bases administrativas suelen incluir varios anexos, formularios, declaraciones juradas y documentos complementarios que son obligatorios para validar tu postulación. Aunque estén al final del documento o en archivos separados, omitir uno de estos elementos puede significar que tu oferta ni siquiera sea evaluada.

Este error ocurre por apuro, desorden o por no leer el índice completo de los documentos de licitación. Algunos de estos anexos deben ir firmados electrónicamente, ser presentados con fecha específica o contener ciertos datos técnicos que se validarán formalmente.

No leer la letra chica

En las bases administrativas existen secciones que pocos leen con detalle, pero que pueden tener un impacto gigantesco en el contrato final. Nos referimos a las cláusulas contractuales, condiciones de pago, reajustabilidad de precios, multas y causas de término anticipado.

Frases como "el organismo podrá dejar sin efecto la licitación sin expresión de causa", o "el proveedor renuncia expresamente a ejercer acciones legales en caso de término anticipado", pueden poner en riesgo tu inversión si no las analizas con atención.

También hay detalles en la letra chica sobre:

• Plazos de pago más largos de lo habitual.
• Requisitos de seguros o certificaciones post-adjudicación.
• Condiciones de entrega extremadamente exigentes.

Leer la letra chica es clave para anticipar riesgos contractuales. No te enfoques solo en ganar la licitación, enfócate también en cumplirla sin pérdidas.

Caso práctico: cómo leer estratégicamente unas bases administrativas

Imaginemos una licitación publicada por un municipio para el suministro de equipos informáticos. Las bases administrativas indican:

• 40% de la evaluación es precio.
• 30% es experiencia específica en municipios.
• 30% corresponde al plazo de entrega.

Un proveedor que ofrece el menor precio, pero con cero experiencia en municipios y un plazo de 20 días, podría perder frente a otro que cobra más, pero ha trabajado con cinco municipios y entrega en 7 días.

Por eso, no se trata solo de ofertar barato, sino de leer bien y alinear tu propuesta con lo que más puntúa.

3 claves para leer estratégicamente bases administrativas

Leer las bases administrativas no se trata solo de entenderlas, sino de saber cómo interpretarlas para tomar decisiones inteligentes. Aquí te compartimos tres claves que te ayudarán a convertir este documento en una herramienta estratégica para mejorar tu tasa de adjudicación:

1. Analiza la ponderación como si fuera una prueba

Cuando postulas a una licitación, estás siendo evaluado bajo una pauta clara. Esa pauta está en las bases administrativas y se traduce en porcentajes de evaluación para distintos criterios.

No te lances a preparar una propuesta sin antes hacerte esta pregunta: ¿Dónde están concentrados los puntos?

• Si el precio representa el 70%, sabes que la competencia va a estar muy agresiva en ese punto.
• Si la experiencia o los plazos tienen mayor peso, necesitas destacarte en esos factores.

Esto te permite definir tu estrategia competitiva desde el inicio: cuándo ir con todo o cuándo desistir.

2. Compara con licitaciones anteriores del mismo organismo

Muchos compradores públicos tienen patrones de comportamiento: repiten criterios, porcentajes o estructuras en sus procesos. Al comparar las bases administrativas de distintas licitaciones pasadas del mismo organismo, puedes:

• Identificar criterios de preferencia que no se dicen explícitamente.
• Prever qué tan estrictos son en términos de cumplimiento.
• Anticipar oportunidades futuras si conoces cómo compran.

Esta práctica te da una ventaja competitiva enorme, especialmente si estás usando herramientas como LicitaLAB, donde puedes ver el historial completo del comprador y sus procesos anteriores.

3. Simula una autoevaluación antes de postular

Una lectura estratégica termina con una pregunta clave: ¿Realmente tengo chances de adjudicar esta licitación?

Para responderla, crea una matriz rápida donde te puntúes a ti mismo según los criterios de evaluación indicados en las bases administrativas. Sé honesto:

• ¿Cumples con todos los requisitos?
• ¿Tu oferta tiene lo necesario para alcanzar un buen puntaje?
• ¿Puedes competir en precio sin afectar tu margen?

Si los números no te favorecen, es mejor guardar tus recursos para otra oportunidad más viable. Y si te ves bien posicionado, entonces dedícate a optimizar tu propuesta con todo.

🔗 Puedes revisar la definición completa de Bases Administrativas en nuestro Glosario de Compras Públicas.

¿Qué pasa si no leo bien las bases administrativas?

No entender las bases administrativas puede tener consecuencias como:

• Quedar fuera del proceso por errores formales.
• Ofertar condiciones que no puedes cumplir (y exponerte a multas).
• Perder tiempo y recursos en propuestas sin posibilidad real de adjudicación.

Si vendes al Estado, leer bien las bases administrativas es tan importante como saber cotizar.

¿Te abruman las bases administrativas? ¡Tenemos la solución!

Sabemos que leer y entender bases administrativas puede ser una de las tareas más complejas y demandantes al momento de analizar una oportunidad de negocio con el Estado. El lenguaje legal, los documentos extensos y los criterios variables entre organismos pueden hacerte perder tiempo… o algo peor: dejarte fuera por un error evitable.

Por eso en LicitaLAB desarrollamos a LIA, nuestra inteligencia artificial diseñada especialmente para ayudarte a interpretar rápidamente las bases administrativas y tomar decisiones estratégicas sin adivinar.

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