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Recibir el correo de adjudicación es el momento más emocionante para cualquier equipo comercial que vende al Estado. Se celebra la victoria, se prepara el despacho y se proyectan los ingresos de la empresa. Sin embargo, en el mundo de las compras públicas, el verdadero desafío comienza justo después de aceptar ese documento.
Con la consolidación de la Ley de Modernización de Compras Públicas y la estricta vigilancia sobre la Ley de Pago a 30 Días, las reglas están más claras que nunca. El Estado tiene la obligación legal de ser un buen pagador, pero esta responsabilidad es compartida. Si cometes un solo error administrativo en la entrega o en la facturación, los plazos legales se congelan y tu dinero queda atrapado en un limbo burocrático.
En este artículo, hablaremos a fondo cómo funciona la orden de compra en Mercado Público y sus plazos de pago. Analizaremos desde el momento exacto en que comienza a correr el reloj, hasta los pasos tácticos que debes seguir para asegurar que tu factura se pague a tiempo. ¡Continúa leyendo!
Para dominar los plazos de pago, primero debes entender el peso jurídico del documento que tienes enfrente. Una orden de compra no es un simple comprobante de pedido comercial. En las licitaciones menores a 1000 UTM, este documento electrónico es la formalización definitiva del contrato entre tu empresa y la institución pública.
Cuando haces clic en el botón de aceptar, estás firmando un compromiso legal vinculante. Las condiciones de entrega, los montos, las multas y los plazos estipulados en ese documento digital se convierten en la ley que rige la transacción. Cualquier desviación de lo escrito ahí será motivo suficiente para retrasar tu pago.
La normativa chilena ha hecho esfuerzos gigantescos para proteger la liquidez de las empresas, especialmente de las Mipymes. La legislación establece que el Estado debe pagar sus obligaciones en un plazo máximo e improrrogable de 30 días corridos. Esta es una excelente noticia, pero tiene una letra chica que debes conocer a la perfección.
El error más común es creer que los 30 días comienzan a contarse desde el momento en que emites la factura en el Servicio de Impuestos Internos (SII). Esto es completamente falso en el sector público. El reloj de los plazos de pago solo se activa cuando se cumplen ciertas condiciones operativas ineludibles por parte del comprador.
Para que la institución libere los fondos, el proceso debe estar administrativamente cerrado. Esto significa que el producto debe estar entregado, revisado y aprobado formalmente. Hasta que eso no ocurra, tu factura quedará en estado de espera, sin importar cuántos días hayan pasado desde su emisión.
Este es el término más importante que aprenderás hoy. La Recepción Conforme (RC) es el acto administrativo mediante el cual el organismo público certifica que recibió los bienes o servicios exactamente como fueron solicitados. Es la firma digital de aprobación que da luz verde al proceso de pago.
El plazo legal de 30 días comienza a correr oficialmente desde que se emite la factura. Si despachas hoy, pero el bodeguero del hospital tarda quince días en emitir la RC en el sistema, tu pago se retrasará inevitablemente.
Aunque la regla general es un mes, existen excepciones que la ley permite y que debes revisar antes de aceptar un negocio. Algunas bases de licitación de alta complejidad o proyectos de infraestructura de largo aliento pueden establecer plazos de pago de hasta 60 días.
Para que esto sea legal, el plazo extendido debe estar explícitamente justificado en las bases de licitación desde el primer día. El comprador público no puede cambiar el plazo de 30 a 60 días de forma arbitraria al momento de emitir la orden de compra.
Si detectas que una orden de compra intenta imponer un plazo de pago superior al establecido en las bases originales, tienes el derecho y el deber de rechazarla o solicitar su corrección. Aceptar condiciones abusivas por miedo a perder la venta destruirá tu flujo de caja proyectado.
La cobranza exitosa en Mercado Público es un proceso preventivo, no reactivo. Si esperas a que pasen los 30 días para empezar a llamar por teléfono, ya perdiste la batalla. El cumplimiento de los plazos se asegura desde el minuto uno en que recibes la notificación de adjudicación.
Para evitar retrasos burocráticos, debes implementar un protocolo interno de revisión y ejecución implacable. Cada departamento de tu empresa, desde ventas hasta logística y contabilidad, debe operar sincronizado con las reglas del portal estatal. Un solo eslabón roto detendrá la cadena de pago.
A continuación, detallamos las acciones precisas que tu equipo debe ejecutar para garantizar que la orden de compra de Mercado Público y sus plazos de pago se cumplan a tu favor.
Nunca aceptes una orden de compra en automático. Tómate el tiempo de leer la glosa completa. Verifica que el precio unitario, los impuestos, las direcciones de despacho y el nombre del producto coincidan milimétricamente con tu oferta original y con la capacidad real de tu bodega.
Si la orden exige entregar en tres días y sabes que el transporte tardará cinco, no la aceptes esperando comprensión posterior. De acuerdo a lo que digan las bases del proceso, puede detonarse el proceso de multas o sanciones que más allá de lo económico, dañan tu evaluación de comportamiento contractual
Cuando envíes la mercadería, asegúrate de que la Guía de Despacho incluya de forma clara y visible el número de la orden de compra. En las grandes bodegas de los organismos públicos reciben cientos de cajas diarias; si tu paquete no está referenciado correctamente, quedará arrumbado en un rincón.
Exige siempre a tu transportista que consiga el nombre, RUT, firma y timbre de la persona que recibe la carga. Ese documento físico (o electrónico) es tu único respaldo legal para exigir que el funcionario ingrese la Recepción Conforme en el portal de compras.
Si emites la factura antes de entregar el producto, el organismo público la rechazará comercialmente en el SII, argumentando que el servicio no ha sido prestado. Esto anulará el documento.
La mejor práctica es emitir la factura electrónica inmediatamente después de confirmar la entrega física y contar con el respaldo firmado. Al facturar, es obligatorio incluir el código exacto de la orden de compra en el campo de "Referencia" de tu software de facturación. Si omites este código, el sistema del Estado no podrá cruzar los datos y el pago se estancará.
Incluso los proveedores más experimentados cometen deslices administrativos que les cuestan meses de retraso en sus pagos. El error más destructivo es la discrepancia de montos.
Otro fallo recurrente es ignorar las observaciones técnicas. A veces, el organismo emite una Recepción Conforme "Parcial" o con reparos, indicando que faltó un manual o que un producto llegó dañado. Si no revisas el portal y no subsanas ese detalle, el departamento de finanzas no liberará los fondos bajo ninguna circunstancia.
También vemos empresas que olvidan adjuntar certificados obligatorios para el pago. En servicios de aseo o seguridad, por ejemplo, es obligatorio presentar el certificado de cumplimiento de obligaciones laborales (F30-1). Si envías la factura pero olvidas este anexo, te la rechazarán.
El factoring (cesión de facturas) es una herramienta financiera fundamental para las empresas que no pueden esperar 30 días para tener liquidez. Vender tu factura a una institución financiera es totalmente legal y común en el entorno de Mercado Público, pero requiere una gestión cuidadosa.
Para que el factoring funcione sin problemas, la factura debe estar irreprochablemente emitida y cruzada con una Recepción Conforme válida en el sistema. Las empresas de factoring revisan el historial de la orden de compra antes de adelantarte el dinero; si ven un proceso desordenado, rechazarán la operación.
Debes notificar legalmente al organismo comprador sobre la cesión del crédito. Si omites este paso formal, el Estado podría pagarle por error a tu empresa en lugar de al factoring, generándote un problema legal y financiero gravísimo con la entidad crediticia.
A pesar de tener todo en regla, algunos organismos pueden presentar demoras por problemas presupuestarios internos o burocracia extrema. Si llegas al día 31 y el dinero no está en tu cuenta, no debes quedarte de brazos cruzados esperando un milagro administrativo.
La Ley de Pago a 30 Días te protege. A partir del primer día de atraso, la deuda comienza a generar intereses penales y una comisión moratoria a tu favor. El Estado está obligado a pagar estos recargos, aunque muchos proveedores no los cobran por desconocimiento o miedo a perder al cliente.
El primer paso es utilizar la herramienta de "Reclamos" disponible dentro del mismo portal de Mercado Público. Esta plataforma eleva una alerta formal que llega directamente a las jefaturas del organismo y a la Dirección de ChileCompra, presionando aceleradamente la resolución del conflicto.
La tecnología marca la diferencia entre sufrir por el flujo de caja y ser un proveedor estratégico. En LicitaLAB entendemos perfectamente que la venta no termina con la adjudicación. Por eso, hemos desarrollado herramientas para que evalúes el riesgo antes de ofertar.
LicitaLAB es el software para vender más y mejor en Mercado Público. Entre todas nuestras herramientas, contamos con Reportes de Compradores, en los que puedes tener información clave sobre su comportamiento de compra e índice de reclamos.
¿Qué organismos demoran meses en otorgar la recepción conforme o acumulan quejas por no pago? Esta data te permite calificar la confiabilidad de tus clientes públicos antes de comprometer tu capital y tus recursos logísticos en un despacho.
Saber de antemano que un municipio es "mal pagador" o que un servicio de salud es eficiente, te permite ajustar tus estrategias. Puedes decidir cobrar más caro para mitigar el riesgo financiero o simplemente abstenerte de participar en esa licitación.
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