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Llegó el correo electrónico más esperado por el equipo comercial: una notificación de orden de compra en Mercado Público. Hay celebración en la oficina, se cumplió la meta del mes y la estrategia de licitación funcionó. Sin embargo, en LicitaLAB sabemos que aquí no termina el trabajo; al contrario, recién empieza la etapa más crítica para asegurar la rentabilidad del negocio.
Una orden de compra en Mercado Público no es simplemente un aviso de adjudicación. Es un instrumento legal, un contrato simplificado y, sobre todo, la llave maestra que abrirá (o cerrará) la puerta al pago final. Muchos proveedores, emocionados por la victoria de la venta, cometen el error de aceptar estos documentos automáticamente, sin leer la "letra chica" operativa.
Para que eso no te pase, en este artículo explicaremos qué es este documento, dónde encontrarlo, los puntos ciegos que provocan multas innecesarias y cómo la falta de trazabilidad puede destruir el flujo de caja. Además, te contaremos cómo la tecnología permite pasar de la reacción administrativa al control total de las ventas al Estado. ¡Sigue leyendo!
Para entender la magnitud de este documento, hay que ir más allá de la definición básica. Una Orden de Compra (OC) en el sistema de compras públicas chileno es un documento electrónico emitido por una entidad compradora a un proveedor adjudicado. Pero legalmente, es mucho más que eso: es la formalización del contrato.
La OC, una vez aceptada por el proveedor, hace las veces de contrato. Esto significa que todo lo que esté escrito en ella (plazos, montos, especificaciones técnicas) se convierte en ley entre las partes.
Si la OC dice que el despacho es en 24 horas y el proveedor la acepta sabiendo que tardará 48, ya está en incumplimiento contractual antes de siquiera preparar el paquete. Con la normativa de probidad y eficiencia al máximo, los organismos públicos son mucho más estrictos en hacer valer estas condiciones para evitar reparos de la Contraloría.
Además, la OC es un compromiso. Significa que la institución pública ha "reservado" esos fondos en su presupuesto anual para pagarle a esa empresa específica. Sin OC emitida y aceptada, no existe deuda exigible. Nunca se debe despachar un producto sin este documento en estado "Aceptada".
La plataforma de Mercado Público puede ser laberíntica para usuarios nuevos, e incluso los experimentados a veces pierden de vista ciertas notificaciones. La gestión de la OC debe ser proactiva. No hay que confiarse con esperar el correo electrónico, ya que estos pueden caer en spam o llegar a un funcionario que está de vacaciones.
Para revisar las órdenes, se debe ingresar al menú de “orden de compra” y luego "Busqueda y gestión de órdenes de compra". Allí se puede hacer filtros. permite buscar por estado: nievas, en proceso, etc. Es fundamental monitorear la sección de "Órdenes de Compra Nuevas" diariamente.
El sistema permite visualizar el documento en formato web y también descargar una versión en PDF. Recomendamos encarecidamente revisar tanto la ficha de la OC como la OC misma y los adjuntos.
Un punto crítico en la usabilidad del portal es verificar el historial de la OC. Revisar la bitácora del documento es una práctica de higiene comercial básica que te permite ver en qué fecha se creó, cuándo se envió, en que se aceptó, y más.
El momento previo a dar clic en el botón "Aceptar" es el último filtro de seguridad que tiene la empresa. Una vez aceptada la orden, la empresa está obligada a cumplirla bajo las condiciones estipuladas. Si no se puede cumplir, se arriesga a multas, cobro de garantías y, lo peor, una anotación negativa en el comportamiento contractual que afecta futuras postulaciones.
Por eso, en LicitaLAB insistimos en que la aceptación de una OC no debe ser un acto reflejo, sino un proceso de revisión consciente. Hemos visto cientos de casos donde un error de digitación del comprador se convierte en una pesadilla logística para el proveedor porque nadie lo advirtió a tiempo.
A continuación, te detallamos los puntos que se deben auditar con lupa en cada documento recibido.
La fecha de entrega estipulada en Mercado Público de la orden de compra debe ser realista y coincidir con las bases de la licitación o la cotización enviada. Si las bases decían "5 días hábiles" y la OC dice "entrega inmediata", hay una inconsistencia.
Aceptar plazos imposibles es la vía rápida a las multas por atraso. Es vital confirmar que el equipo de logística o bodega tiene la capacidad de cumplir en la fecha que indica el sistema. Si no es así, se debe contactar al comprador antes de aceptar para solicitar la corrección.
Si la empresa vende "Tóner Original" y la OC dice "Tóner Alternativo", o si se adjudicó un modelo de computador específico y la descripción es genérica, se pueden generar problemas en la recepción conforme.
El bodeguero de la institución pública revisará lo que llega contra lo que dice la OC. Si no coinciden al pie de la letra, rechazará la entrega. Asegurar que la glosa de la orden refleje fielmente lo ofertado ahorra costos de logística inversa y devoluciones.
Muchas instituciones tienen múltiples direcciones (bodegas centrales, oficinas regionales, sucursales). Enviar la mercadería a la dirección incorrecta porque "siempre les vendemos ahí" es un error. La OC manda.
Asimismo, los datos para la facturación deben ser correctos. Un RUT mal digitado del mandante impedirá que la factura sea aceptada por el Servicio de Impuestos Internos (SII) y, por ende, retrasará el pago indefinidamente.
En el ecosistema de compras públicas actual, el tiempo es una variable legal. Cuando una entidad envía una orden de compra, el proveedor no tiene tiempo ilimitado para pensar.
El comprador puede pedir la cancelación si la OC no se acepta, pero ni la ley ni el reglamento ni las condiciones de uso establecen un plazo, por eso se espera que las bases lo indiquen. Una vez solicitada la cancelación, si no hay respuestas entonces se entiende cancelada luego de 24 horas.
¿Cuándo se debe rechazar una orden? Sin miedo: cuando está mal emitida. Si el precio no es el acordado, si el stock se quebró (y se avisó oportunamente), o si las condiciones de la OC contradicen las bases de licitación. Rechazar justificadamente es un acto de responsabilidad profesional.
Es preferible rechazar una orden y pedir que se emita una nueva corregida, a aceptar una orden errónea pensando que "se arregla en el camino". En el Estado, lo que no está en el sistema, no existe. "Arreglarlo en el camino" suele terminar en facturas impagas.
El entusiasmo por vender a veces nubla el juicio administrativo. Uno de los errores más graves es el desconocimiento del stock real al momento de recibir la orden.
En mecanismos como el Convenio Marco, donde la venta es casi automática, no tener el inventario actualizado es fatal. Recibir una OC y no tener el producto obliga a rechazarla, lo que en ese mecanismo específico conlleva sanciones graves, bloqueos temporales e incluso el cobro de garantías.
Otro error frecuente es la falta de comunicación interna. El vendedor recibe la alerta, celebra la venta, pero no avisa a operaciones ni a finanzas. La OC queda "durmiendo" en el portal sin ser aceptada, mientras el comprador espera. Cuando finalmente se dan cuenta, el plazo de entrega ya está corriendo o vencido.
Finalmente, ignorar las condiciones de flete es un fallo recurrente en la rentabilidad. Si la OC incluye despacho a una zona extrema y el proveedor no calculó ese costo en su oferta, la venta puede terminar siendo a pérdida. La revisión de la dirección de destino es un paso financiero, no solo logístico.
Mercado Público es una plataforma transaccional excelente para conectar oferta y demanda, pero es deficiente como herramienta de gestión interna para el proveedor (ERP). El portal muestra el estado de la OC, pero no cuenta la historia completa del negocio.
Para una empresa que maneja 5, 20 o 50 órdenes de compra mensuales, entrar al portal a revisar una por una en qué estado están es ineficiente. Se pierde la visión global. ¿Cuántas órdenes están pendientes de despacho? ¿Cuáles ya se entregaron pero no tienen Recepción Conforme? ¿Cuáles se facturaron pero no se han pagado?
La falta de trazabilidad genera un "agujero negro" financiero. Muchas empresas entregan el producto y se olvidan. Meses después, se dan cuenta de que la factura nunca se pagó porque faltaba un trámite en el portal que nadie revisó.
El Estado paga, pero paga a quienes gestionan su cobro con orden. Sin un seguimiento detallado de cada etapa de la vida de la OC (Emisión -> Aceptación -> Despacho -> Recepción Conforme -> Facturación -> Pago), el flujo de caja de la empresa queda a merced de la burocracia.
Aquí es donde la tecnología marca la diferencia entre un proveedor reactivo y uno estratégico. En LicitaLAB entendemos que la venta no termina con la adjudicación. Por eso, hemos desarrollado un módulo de gestión que centraliza toda la operación posterior a la venta.
Nuestra plataforma se conecta directamente con Mercado Público para extraer la información de las órdenes de compra en tiempo real, pero la presenta de una forma pensada para el negocio, no para el trámite. Transformamos datos dispersos en un tablero de control operativo.
Con LicitaLAB, no es necesario entrar al portal Mercado Público para saber qué pasa. El sistema actualiza los estados de las órdenes automáticamente. El equipo comercial y de operaciones puede ver en un solo panel qué órdenes están nuevas, cuáles están aceptadas y cuáles requieren atención urgente.
Esto elimina el error humano de olvidar revisar el portal. Las notificaciones llegan al usuario, asegurando que ninguna oportunidad de venta se pierda por falta de gestión administrativa en el plazo de aceptación.
Más allá de la gestión diaria, entregamos inteligencia. Al analizar el histórico de las órdenes de compra, LicitaLAB permite identificar patrones. ¿Qué organismos emiten órdenes y luego las cancelan habitualmente? ¿Qué instituciones demoran más en otorgar la recepción conforme?
Esta data permite al proveedor calificar a sus clientes públicos. Saber de antemano que un municipio específico es "buen pagador" o que un servicio de salud tiene procesos administrativos lentos, permite ajustar las estrategias de precios y riesgos antes de ofertar.
Al tener todas las órdenes de compra digitalizadas y organizadas, la proyección de ingresos se vuelve precisa. El software permite visualizar cuánto dinero está "en la calle" (productos entregados, no pagados) y cuánto está por facturar.
Para un gerente comercial o dueño de empresa, esta visibilidad es oro. Permite planificar compras a proveedores, gestionar el flujo de caja y tomar decisiones de inversión basadas en ventas reales y confirmadas, no en supuestos.
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