Acabas de subir todos los archivos, rellenaste los formularios y enviaste tu oferta justo 15 minutos antes del cierre. Respiras aliviado. Sin embargo, en el mundo de las compras públicas, el partido no termina con el pitazo final del cierre de recepción; inmediatamente después comienza un tiempo suplementario decisivo: la Apertura de Ofertas.

Muchos proveedores creen que luego de postular solo queda esperar el resultado. ¡Error! Luego viene la etapa de apertura, que es un momento breve pero fulminante. Es el filtro de entrada donde la entidad revisa lo que enviaste y decide si tu propuesta merece ser evaluada o si es inadmisible.

Pero ¿qué es exactamente la Apertura de Ofertas y por qué es tan importante para los proveedores? En este artículo, te hablamos de todo ello para que evites errores en tu postulación y puedas fiscalizar a tu competencia. ¡Sigue leyendo!

¿Qué es la apertura de ofertas?

La apertura de ofertas es la primera revisión formal que realiza la entidad compradora una vez cerrado el plazo de postulación. En esta etapa se valida que la información cargada cumpla con lo exigido en las bases.

Aquí no se está evaluando si tu producto es bueno o si tu precio es el mejor; aquí se está validando la forma. Se revisa el cumplimiento de los requisitos mínimos para participar, lo que se llama como admisibilidad.

Dependiendo de la complejidad de la licitación (L1, LE, LP, LR), la apertura puede darse en un solo acto o dividirse en dos etapas:

• Administrativa, enfocada en documentos, formularios y anexos obligatorios.
• Administrativa y técnica, donde además se verifica que la información técnica esté correctamente presentada y disponible.

El objetivo es comprobar que cumplas lo mínimo exigido en las bases. Si falta un documento obligatorio, si algo está incompleto o si lo que enviaste no corresponde, tu oferta no avanza en el proceso.

¿Por qué quedan ofertas inadmisibles?

La inadmisibilidad suele ocurrir por descuidos que son 100% evitables.

Cada año se repiten los mismos errores:

• Garantía de Seriedad de la Oferta mal emitida: Glosas incorrectas, montos menores al exigido o fechas de vigencia más cortas de lo solicitado. Este es el error fatal número uno.
• Archivos ilegibles o dañados: Subir un PDF que no abre o un Excel con contraseña que impide su revisión.
• Anexos administrativos incompletos: Omitir la firma en una declaración jurada o no adjuntar el anexo de "Identidad del Oferente".
• Revelar el precio donde no corresponde: En licitaciones a dos etapas, incluir el precio dentro de los archivos técnicos es causal inmediata de eliminación.

La mayoría de estos errores se podrían evitar con una revisión oportuna, pero el poco tiempo y la presión del cierre juegan en contra.

‍¿Cómo evitar quedar fuera?

Aquí es donde entra la estrategia avanzada. La Ley de Compras Públicas otorga un plazo acotado de 24 horas para que los oferentes puedan formular observaciones.

¿Qué significa esto? Que tienes un día para revisar el Acta de Apertura y mirar qué presentaron tus competidores. Si detectas que tu competencia directa no adjuntó un documento obligatorio que las bases administrativas definían como esencial, o que su garantía tiene un error, tienes el derecho de dejar constancia de ello en el portal.

Esto no es ser "conflictivo", es velar por la igualdad de condiciones.

• Revisa el Acta: Mira quiénes se presentaron y si sus ofertas fueron aceptadas.
• Detecta errores: Si un competidor fue aceptado pero tú sabes que le falta algo crítico visible en el acta, puedes levantar la mano.
• Defiéndete: Si te declararon inadmisible injustamente por un error de lectura de la entidad, este es tu primer momento para dejar constancia, aunque la apelación formal venga después.

La improvisación es enemiga de la adjudicación. Para sobrevivir a la apertura, debes sistematizar tu proceso de postulación antes de que el reloj marque la hora del cierre.

Un checklist interno antes de enviar puede salvar un negocio millonario:

• Lectura al detalle de las Bases: Identifica con destacador (o con el uso de softwares como LicitaLAB) cada documento que diga "excluyente" u "obligatorio".
• Nombres de archivos claros: No subas archivos llamados "doc1.pdf". Usa nombres como "Anexo1_OfertaTecnica_EmpresaX.pdf". Esto ayuda al evaluador a encontrar todo rápido.
• Verifica la carga: Asegúrate de que la barra de carga en Mercado Público llegue al 100% y que el comprobante de oferta enviada liste todos los archivos.
• Anticipación: Nunca, bajo ninguna circunstancia, dejes la subida de archivos para la última hora. Mercado Público puede caerse o tu internet fallar.

¿Cómo te ayuda LicitaLAB en la Apertura de Ofertas?

Sabemos que estar pendiente del minuto exacto en que se publica una Apertura de Ofertas es imposible si estás ocupado dirigiendo tu negocio. Por eso, en LicitaLAB hemos desarrollado herramientas para que no se te pase nada.

La apertura te da esa ventana táctica de 24 horas para hacer observaciones a tus competidores, y nuestra plataforma te notifica vía mail o WhatsApp apenas hay movimientos en tus procesos seguidos. Así, puedes reaccionar a tiempo.

Además, integramos a LIA, nuestra asistente virtual experta en compras públicas, que analiza las bases por ti. LIA te ayuda a entender rápidamente:

• Cuáles son los criterios de evaluación.
• Cuáles son las fechas y montos.
• Cómo debes presentar tu oferta para maximizar tu puntaje.

La apertura de ofertas define si entras o no a la cancha. ¡Prepárate con profesionalismo y mejora tus posibilidades en cada proceso!

¿Quieres dejar de cometer errores administrativos y enfocarte en ganar? Crea tu cuenta hoy en LicitaLAB y haz del Estado tu mejor cliente