Puede que te parezca algo muy obvio, pero la revisión de las bases de un proceso de compra pública es lo fundamental. Es la biblia, el manual de uso que te dice qué es lo que están pidiendo, en qué plazos, bajo qué condiciones y cuáles serán los criterios para elegirte. Y precisamente es esto último lo que debería ser el objeto de toda tu atención: los criterios de evaluación.

Para subir cualquier requerimiento a Mercado Público, el encargado de compras tiene la obligación de elaborar y publicar este documento tan valioso. En él, los criterios de evaluación se convierten en el corazón de un proceso licitatorio. Es aquí donde te enteras qué es lo que va a pesar más al momento de adjudicar el contrato y tener una idea si es que tu empresa puede cumplir con lo requerido.

En términos más formales, los criterios de evaluación se definen como un medio que permite a los compradores a seleccionar de manera objetiva las ofertas que recibe. Es donde se establecen criterios técnicos y económicos para evaluar las propuestas hechas por los proveedores, así cortar por la postulación más conveniente.

Pero, ¿cómo se construyen los criterios de evaluación? ¿Cómo se compone la rubrica de cada compra y de qué forma se define qué lleva más porcentaje y qué no?

El corazón de las bases

Cada organismo y cada requerimiento tiene sus propias exigencias. Dependiendo de la envergadura de cada adquisición, los criterios de evaluación serán más exigentes con ítems que en otros casos no serán tan ponderantes. Entonces, todo dependerá del organismo comprador y la importancia del contrato al que te estás enfrentando. Todos los organismos están obligados a transparentar y justificar cada criterio de evaluación.

Así como los ítems pueden repetirse en varias adquisiciones, en cada nuevo contrato existirán requisitos que representarán mayor porcentaje del puntaje final. Dependiendo si lo que se está requiriendo es un servicio o un producto, se pondrá más énfasis en el curriculum de la empresa o en la calidad del producto. Es por eso que la revisión exhaustiva de cada sección de las bases de la compra a la que te estás enfrentando es un paso esencial.

Lo que tienes que tener claro es que cada comprador construirá su rubrica en el sentido de que pueda evaluar objetivamente tu oferta. Siempre se considerarán criterios que permitan medir de forma concreta tu postulación y estarán sujetos a todo lo que se especifique en las bases. Cualquier cosa adicional que quieras presentar a modo de complementar tu oferta quedará fuera de la evaluación. Es decir, por mucho que entregues documentación, muestras u otro elemento extra a lo requerido en bases, no te dará mayor puntaje.

Entre los criterios más comunes, puedes hallar:

• ‍Cumplimiento de requisitos formales: Este ítem es muy especial. Aunque muchas veces representa el 5% o el 10% del puntaje total, cumplir con las formalidades básicas solicitadas en la postulación puede asegurarte una base que te pondrá más cerca de la adjudicación. Obtener este puntaje depende solo de la disciplina que tengas al momento de armar tus propuestas. Procura tener todos los documentos, timbres, glosas y firmas según lo que se solicite en las bases.‍

• ‍Precio: Otro ítem importante y que, generalmente, cubre una gran porción de la torta es el presupuesto que presentes. El principio fundamental para los procesos de compras públicas es velar por el correcto uso del presupuesto de cada institución del Estado. Por eso que el comprador siempre se inclinará por la oferta más conveniente, ya sea en el precio del producto o servicio, como también en las condiciones que se pacten: distribución, plazos de entrega, soporte, etc. Considera en este ítem todo lo que puedas ajustar para entregar una propuesta que sea conveniente tanto para tu cliente como para tu empresa.‍

• ‍Requerimientos técnicos: Por su parte, la calidad o cumplimientos técnicos de la oferta también logran tener un porcentaje importante de una postulación. En este ítem se evalúa el cómo el producto o servicio ofrecido por los proveedores se ajusta a las necesidades del organismo. Acá es importante que seas muy descriptivo con tu producto o servicio, para que no se escape ningún detalle que deba ser conocido por la contraparte.‍

• Experiencia de los oferentes: Esta glosa aparece, generalmente, en licitaciones para contratación de servicios o contratos de gran envergadura, donde la experiencia de los postulantes cobra vital importancia. Al igual que los requerimientos técnicos, es importante que consideres todos los antecedentes, ya sea de tu empresa o los profesionales que ejecutarán el proyecto, que puedan servir para validar tu experiencia en el tema.

Cómo mejorar tu puntaje

Con una idea más clara de cómo se componen las pautas de evaluación de una licitación, es mucho más fácil saber cómo mejorar tu puntaje. Lo más sencillo de todo es que no existe una receta mágica para hacerlo, ya que el solo hecho de preocuparte de presentar una buena postulación te dará buenos puntos.

Si quieres tener ventaja, asegúrate de recopilar toda la información necesaria para levantar una buena oferta. Estudia licitaciones anteriores, observa precios y analiza a tu competencia más cercana. Extrae datos de todos los documentos que puedan servir: órdenes de compra, actas de adjudicación, bases de procesos previos. Todo sirve para lograr convencer al comprador en ítems tan valiosos como los de precio o requerimientos técnicos.

Para estos usos, en LicitaLAB contamos con varios reportes que te ayudarán en la búsqueda de información: informes de precios, proveedores y cómo funciona el mercado en cada modalidad. Además, con AnalizaID es posible revisar el historial de compra de un organismo público en base a un proceso abierto. Acá también te entregamos un listado de compras anteriores que cuentan con características similares a tu nuevo negocio. Así podrás tener una idea más completa de cómo lograr un mejor puntaje.

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