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Los procesos de contratación pública tienen ritmos muy diferentes. Algunos suelen ser eternos, otros cambian de estado a la velocidad de un pestañeo. Lo cierto es que a medida que estás más inmerso en el mundo de las compras públicas, cada etapa se lleva a cabo de forma mecanizada. Es por eso que, a modo de ayuda memoria, hoy te recordamos cuáles son los hitos claves para que estés alerta en cada licitación.
Lo primero que hay que tener claro es que existen 4 etapas en una licitación: las visitas a terrenos, cierre de periodo de preguntas, entrega de la garantía de seriedad de la oferta y el cierre de la postulación. Algunas de estas no se entregan al momento de la publicación de una compra y tienen que ser registradas de forma manual cuando el proceso ha avanzado.
Pero hay que ser sinceros: nadie trabaja un solo proceso a la vez. Al hacer “multitasking” comercial, más de alguna fecha se pasa y puede echar por la borda todo el trabajo de una postulación. Una solución para esto es la activación de alertas y seguimientos de licitaciones de interés. ¿Cuándo activarlas? Acá te contamos de qué va cada hito para que los puedas posicionar según la relevancia que tiene cada uno.
Dependiendo de la naturaleza del proceso de compra que se está realizando, se publicará una fecha determinada dentro de la licitación para que los proveedores puedan realizar una visita a terreno. Esto sirve para conocer -in situ- cuáles son las necesidades que tiene la institución pública. Así, es más fácil definir el alcance de la solicitud y analizar si es posible cumplir con todo lo que se está requiriendo.
Las fechas de esta etapa no se incluyen en la publicación de la licitación. Para ello hay que estar pendiente a cada actualización en Mercado Público y registrar las fechas de forma manual. Cuando se convoca a una visita a terreno, la asistencia es fundamental. Esto podría ser el diferencial al momento de adjudicar la licitación a algún proveedor. Es importante que tengas esta fecha en tu calendario.
Al momento de publicar una licitación, cada organismo está obligado a abrir una ventana de consultas. Esto es para hacer mucho más fácil la comunicación entre proveedores y compradores, resolver dudas específicas sobre el proceso y hacer mucho más transparente cada punto de la licitación.
Es vital que, como proveedor, puedas aclarar cada duda que tengas dentro de este período. Es la única instancia donde podrás resolver los asuntos que tengan estancada la formulación de tu oferta. Aprovecha de sacar todos los detalles que te sirvan para armar una postulación más robusta y competitiva.
Otro de los eventos importantes dentro de un proceso de licitación es la entrega de las garantías. Al igual que las visitas a terreno, la fecha de cierre para la entrega de los documentos que garantizan la seriedad de la oferta es anunciada después de la publicación de las bases. Por lo mismo, debes estar pendiente a las actualizaciones que aparezcan en Mercado Público al respecto.
No presentar la garantía de seriedad de oferta en el tiempo establecido es causal de descalificación en una licitación. Es tu responsabilidad presentar el documento correctamente emitido y dentro del plazo establecido.
Esta debe ser la fecha que primero se revisa antes de bajar a leer las bases. La fecha de cierre de postulaciones es la más importante de todas, porque establece el límite que tienes para levantar una buena oferta de venta. Siempre se publica junto a las bases de licitación.
La fecha de cierre de postulaciones no es lo mismo que la fecha estimada de adjudicación. Cuando un organismo público define este cierre, es porque ya no se permitirán nuevas ofertas pasado dicho plazo. Por defecto, esta debería ser la fecha que tienes que marcar en todas partes. Siempre el objetivo es planificarte bien y reunir todos los documentos que necesitas para presentar la mejor alternativa al Estado.
Estas 4 etapas son las básicas dentro de todo proceso de postulación a una licitación. Pero una vez cerrados los procesos, existen otros hitos igual de relevantes como el foro inverso y la apertura técnica/comercial.
El foro inverso es la instancia donde el organismo comprador busca resolver dudas sobre documentos o información que no haya quedado clara al momento de la postulación. Es muy importante responder las preguntas que te realizan, porque así podrás solucionar cualquier detalle que se te haya pasado al momento de formular tu oferta.
Por otro lado, la apertura técnica y/o comercial es el momento donde se hace pública toda la información de los postulantes a un proceso de compra. Acá también se revela si tu oferta fue aceptada o rechazada, siendo el último filtro antes de la adjudicación del contrato. Acá podrás conocer qué precios presentaron tus competidores y qué tan competitivo es el proceso a nivel técnico.
Gracias a la vida, hoy contamos con diferentes alternativas que nos permiten recordar con facilidad todo lo que no tenemos que olvidar. Como en este caso, las etapas de una licitación.
Puedes ingresar cada una de estas fechas de forma manual en tu Google Calendar, agregando notificaciones y recordatorios tanto en tu escritorio como en tu teléfono. O usar herramientas de gestión que facilitan ese trabajo. En LicitaLAB, por ejemplo, es una de las funcionalidades más importantes.
Cuando revisas tus resultados de búsqueda, es posible enviar los negocios de tu interés a la sección de seguimiento. Esta acción te sirve para tener, en un solo panel, las licitaciones de interés para tu empresa y, lo que más nos importa, ver las fechas importantes de cada proceso en tu calendario. Las alertas llegarán directamente a tu correo y no tendrás que programar manualmente cada uno de los plazos.
Y no solo eso. Una vez cerrado un proceso, te avisamos cuando tienes preguntas en el foro inverso y también cuando las aperturas técnicas y comerciales han sido habilitadas.
Ahora que ya están identificados los hitos importantes de cada licitación, esperamos que no se te pase ninguna oportunidad. Y recuerda, varias alarmas te despiertan más que una.
