Tramitar garantías puede ser un dolor de cabeza en medio de cualquier proceso de licitación, pero hoy existen varias opciones que facilitan este papeleo.
Si hay una etapa que genera tensión en el proceso de levantar una oferta a una licitación pública, es el momento de tramitar las garantías. Es que este “cacho” es algo que no muchas empresas tienen en consideración cuando participan de procesos de licitación. Y, como no está en el mapa, el momento de hacer esta gestión llega de sorpresa. Una tensa sorpresa.
Lo bueno es que hoy existen varias opciones para obtener este tipo de papeles, logrando reducir tiempos de tramitación y sus costos asociados. Iniciativas que surgen desde el mundo de las aseguradoras, que han logrado facilitar este proceso para los proveedores del Estado. Han logrado entender las dinámicas de trabajo de cada uno de ellos y encontrar soluciones a este momento que suele llegar de urgencia.
Para lograr sortear esta importante etapa del levantamiento de una oferta en Mercado Público, es necesario conocer en profundidad todos los detalles de cada licitación o compra ágil. Leer las bases de cada negocio es fundamental para lograr estar atento a qué papeles pedirán, en qué plazos entregarlos y cómo hacerlo.
Identificar los tipos de garantías
En las bases de cada licitación siempre quedará explícito qué tipos de garantías serán solicitadas. Dependiendo de la envergadura del requerimiento, el comprador podrá exigir la cantidad de documentos que sean necesarios. Ya sea para asegurar que se cumplirá con lo que se plantee en la oferta de negocio o con el cumplimiento de lo pactado una vez logrado el contrato.
Dentro de los documentos solicitados, existen dos tipos de garantías que son básicas para cada proceso de licitación. Dependiendo de la naturaleza de la compra, es posible que te pidan una u otra, ambas o ninguna, pero siempre estarán establecidas en las bases de la licitación. Estas son:
Seriedad de la oferta
Este instrumento es el que asegura el mantenimiento de la oferta durante el plazo que se estipula en las bases. Su carácter es obligatorio cuando cada compra supera los 2000 UTM. Cuando los montos son menores, depende del comprador hacer la solicitud de esta garantía. No existe un monto obligatorio que deba ser asignado por esta póliza, pero se sugiere no superar el 5% del monto total del futuro contrato.
Fiel cumplimiento de contrato
Esta garantía tiene como fin asegurar que el proveedor cumpla con los compromisos pactados en la orden de compra (o contrato). Su obligatoriedad rige para compras que superen los 1000 UTM y en servicios calificados como de “alto riesgo”. Los valores de estas garantías pueden variar entre el 5% y el 30% del total pactado, lo que se determinará según el total de la venta y el nivel de riesgo del mismo.
¿Cómo tramitar estas garantías?
Dependiendo de la institución donde pedirás estas garantías es el tipo de papeleo que debes realizar. Primero que todo, tienes que tener en cuenta los tiempos de gestión por cada trámite. Pedir una boleta bancaria no tiene los mismos plazos que una póliza emitida por una aseguradora.
Según lo que nos contó Diego Fernández, CEO de Simplee, en su entrevista para Orden de Compra, las boletas bancarias tienen plazos más largos de tramitación y congelan el capital que ingresas. Es decir, durante todo el proceso de postulación a una licitación ese dinero no puede ser utilizado, arriesgando tu liquidez.
Para resolver este problema, es mucho más recomendable recurrir a las pólizas de seguro. Estas tienen la ventaja de poder ser tramitadas en el mismo día, además de ser más económicas y sin inmovilizar dinero. Existen varias aseguradoras que ofrecen este servicio, donde solo necesitas contar con respaldos como el contrato de la licitación (o su borrador), la carpeta tributaria de tu empresa y el currículum de los socios.
Así que ahora que ya sabes cómo tramitar las garantías de tu próximo negocio con el Estado, te aconsejamos no dejar este paso para último momento. Siempre es bueno estar al tanto de los plazos y tener a la mano todas las opciones que están disponibles.
Escucha el episodio de Orden de Compra donde hablamos sobre garantías y seguros con Simplee:
